Installateurs zetten stappen met digitaliseren
Ik verwacht dat alle installateurs digitaal werken gaan omarmen. Toen ik 18 jaar geleden bij Van den Pol in dienst kwam, verliepen alle bestellingen via ‘programmaatjes’ die gemaakt werden door leveranciers, e-mails en fax-opdrachten. Als IT-afdeling hadden we ongelooflijk veel werk aan het onderhouden van al die systemen. Gelukkig is in ons ERP-pakket alles nu zo ingericht dat we bestellingen op één manier automatisch kunnen verwerken. Het maakt niet uit of dat bestellingen zijn bij Technische Unie of Rexel. Ik ben blij met de tijdwinst die we hiermee behalen. Na het goed inrichten van het proces, heb je veel minder telefoontjes en mailtjes met allerlei vragen. Ik ben hier heel blij mee, want het kost mijn collega’s veel minder tijd. Zij hoeven zich nu alleen bezig te houden met uitzonderingen bij bestellingen die niet volgens aanvraag geleverd worden.
Van andere installatiebedrijven krijg ik vaak de vraag waar te starten met digitaliseren. Eigenlijk begint het met het aanvragen bij Ketenstandaard van een GLN-code, een wereldwijd unieke code van 13 cijfers die in elektronische berichten wordt gebruikt voor de identificatie van vaste adresgegevens van een organisatie. Vervolgens moet je weten met welke partijen je informatie wilt gaan uitwisselen. Maak een top tien van leveranciers waarmee je een koppeling wilt maken, dan is het behapbaar. Groothandels als Technische Unie en Rexel helpen je bij het maken van de koppeling om via de DICO Standaard automatisch te kunnen communiceren over bestellingen, orderbevestigingen en facturen. Deze digitale communicatie levert direct voordeel op: minder fouten, minder administratieve handelingen en snel inzicht in de status.
Wanneer wij reparaties verrichten voor opdrachtgevers kunnen de werkbonnen en serviceberichten ook automatisch worden verstuurd. We hebben nu één woningbouwvereniging waarmee we via de DICO Standaard communiceren en dat gaan we opschalen naar andere woningbouwverenigingen. Een huurder hoeft dan niet meer te bellen bij een storing, maar kan digitaal een melding maken die direct in ons ERP-systeem verschijnt. Na het aanmaken van een werkbon en het uitvoeren van de werkzaamheden, stuurt het systeem automatisch een factuur naar de woningbouwvereniging. Deze manier van werken zorgt ervoor dat we veel minder telefoontjes heen en weer hoeven te plegen. En bewoners kunnen via sms op de hoogte worden gehouden van de status van hun storingsmelding. Iedereen is blij met deze efficiënte manier van werken.
Waar de DICO Standaard de communicatie tussen applicaties regelt, is de ETIM Standaard een handig hulpmiddel om productdata op orde te krijgen en houden. Wij zijn aangesloten op de datapool van 2BA. Bij bestellingen krijgen we zo binnen een paar minuten een terugkoppeling in het systeem waarin staat dat de bestelling is geaccepteerd en welke bijzonderheden er eventueel bijkomen, bijvoorbeeld of het om deelleveringen gaat. Een leverancier die graag aan ons wil leveren, vragen we eerst via DICO een koppeling te maken zodat we inkooporders, pakbonnen en facturen meteen digitaal kunnen versturen. Leveranciers moeten deze manier van werken op orde hebben voordat ze aan ons kunnen leveren. De koppeling met de eerste leverancier is het lastigst, daarna kan je de handelingen voor een volgende koppeling gewoon kopiëren. Door stap voor stap ervaring op te doen en je medewerkers actief te betrekken, wordt digitaal werken een succes voor de hele organisatie!
