Minder kosten en meer omzet dankzij digitale communicatie

Digitaal bestellen via DICO levert installateurs tijdwinst, omzetgroei en foutloze communicatie op

Distributeur en groothandel Beijer Ref, in Nederland vertegenwoordigd door Coolmark, Celsis en ECR Nederland, moedigt klanten actief aan om producten zoveel mogelijk digitaal te bestellen. De voordelen zijn duidelijk: minder fouten, lagere kosten, meer omzet én meer tijd voor advisering. Inka, de inkoopcombinatie van 24 aangesloten installatiebedrijven, is één van de klanten die al profiteert van de voordelen van digitaal bestellen.

Inka regelt de technische zaken

Elvira Nolle is Manager IT & Digitalisering bij Inka en verantwoordelijk voor alle digitale communicatie tussen Inka en bij de als vennoot aangesloten installatiebedrijven. “Vanuit Inka sluiten wij met leveranciers inkoopcontracten voor de bij ons aangesloten bedrijven. We beheren de inkoopcondities voor deze installatiebedrijven en zorgen ervoor dat zij altijd kunnen beschikken over actuele nettoprijzen. Deze zijn gekoppeld aan hun eigen ERP-systeem. Alle 24 aangesloten bedrijven bestellen via de DICO standaard. Deze standaard wordt veel gebruikt in de installatiebranche, maar niet iedereen is zich ervan bewust dat ze ermee werken. Iemand die orders instuurt, hoeft ook niet precies te weten hoe dat technisch allemaal geregeld is. Het is aan ons om vanuit Inka al die zaken technisch goed te regelen met de leverancier, zodat de installateur er geen omkijken naar heeft.”

Meer omzet

Vanuit zijn functie als E-commerce Manager is verantwoordelijk om alles te regelen rondom digitaal bestellen en bestellingen via de webshop van Coolmark. “Het grootste voordeel van digitaal bestellen is de verbeterde efficiëntie en de kostenbesparing die daarmee samenhangt. Er zit minder ruis op de lijn bij digitale bestellingen dan wanneer orders per e-mail binnenkomen en telkens handmatig moeten worden verwerkt in de administratie. Wij hebben verder gezien dat de omzet stijgt vanaf het moment dat partijen digitaal bestellen invoeren. Klanten stappen dan minder snel over naar een andere leverancier. Sinds we ERP-systemen met elkaar kunnen verbinden via het Message Server protocol, is het balletje echt gaan rollen en gaan klanten steeds meer digitaal communiceren via de DICO Standaard. Voorheen ging één procent van onze omzet via DICO, nu ongeveer tien procent, en dat kan nog verder stijgen!”

Vier berichten, één win-win 

Nolle: “Leveranciers hebben de behoefte om orders digitaal te kunnen ontvangen. En voor een installateur heeft het ook weer toegevoegde waarde om de orderbevestiging, pakbon en factuur digitaal te kunnen verwerken. Die vier onderdelen zorgen voor een win-win situatie. Deze manier van werken zorgt voor een zoveel efficiënter bestel- en afleverproces dat we volledig af willen van het verzenden van dit soort informatie via e-mail. We hebben intensief contact met leveranciers om het proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen via de ArtConnect koppeling van Compano.”

Meer ruimte voor advisering

Koeleman legt uit dat een klant zonder ERP-systeem altijd via de webshop producten kan bestellen. “Alle andere klanten proberen we over te krijgen op digitaal bestellen via de DICO Standaard. Wij merken dat installateurs het soms een beetje spannend vinden wanneer een order niet meer via e-mail wordt verstuurd, maar dat het allemaal ‘onderwater’ gaat. Als ik bij de klant aan tafel zit en de voordelen duidelijk uitleg, dan valt het kwartje wel. Dan willen ze de verbinding snel concreet maken. De meeste installateurs zijn enthousiast over digitaal bestellen, zeker nu ze vanuit het eigen ERP-systeem meteen de beschikbare voorraad van een product kunnen zien. Dankzij alle tijdwinst blijft er meer ruimte over voor advisering.” 

Klanten komen naar ons toe

“Wij hadden hier op kantoor een team van zes mensen die de hele dag niets anders deden dan orders inkloppen,” aldus Koeleman. “Door de digitale koppeling is dat niet meer nodig. Grote bedrijven hebben digitaal bestellen nu allemaal redelijk op orde. Kleinere bedrijven kennen niet altijd alle digitale mogelijkheden, ook al kunnen ze de DICO Standaard automatisch gebruiken via hun ERP-pakket. We zijn ons bewust dat we ze moeten overtuigen door de voordelen te benadrukken. Ik ga dan ook regelmatig langs bij installatiebedrijven om dit aan te kaarten en om de digitale verbinding tot stand te brengen. Dan gaat het balletje rollen. Er is nu overigens wel een kentering. Sinds een jaar komen klanten ook uit zichzelf naar ons toe met de vraag hoe ze DICO kunnen gaan gebruiken.”

Persoonlijk contact blijft belangrijk

Nolle zou graag zien dat meer leveranciers de optie aanbieden voor digitaal bestellen via de DICO Standaard. “Vaak is de stap voor de wat kleinere leveranciers nog een grote investering. Ik ben ervan overtuigd dat deze investering in digitalisering het waard is voor iedereen in de branche. Naast het orderbericht, het orderbevestigingsbericht, de pakbon en het factuurbericht, beheert Ketenstandaard ook het offertebericht. Dit laatste bericht wordt binnen de installatiebranche nog niet veel toegepast. Bij Inka zijn er contractpartners die alles op offerte basis doen. Hier kan het offertebericht nog toegepast gaan worden hoewel we merken dat persoonlijk contact altijd van belang blijft wanneer je digitaliseert.”

Tip voor starters

Koeleman: “Als grote installateurs eisen dat ze digitaal willen kunnen bestellen bij een leverancier, dan gaan die leveranciers echt wel overstag. Ze willen dat soort grote klanten niet kwijtraken. En in feite kan de koppeling tussen een installateur en groothandelaar voor elektronisch bestellen binnen tien minuten geregeld zijn, zo moeilijk is het gelukkig niet. Voor ons is het belangrijk dat installateurs nog meer op de hoogte zijn van alle mogelijkheden van digitaal berichtenverkeer. En als er nieuwe ontwikkelingen zijn rondom standaarden, dan haken wij daar snel op aan. Wij bieden ondersteuning om de koppeling voor digitale communicatie te realiseren. Oplossingen liggen vaak in softwarematige aanpassingen. Een klant hoeft al die technische zaken niet te weten, die moet vooral weten wat de besparingen zijn door de efficiëntieslag van het digitaal uitwisselen van informatie. Een tip die ik bedrijven wil geven die gaan starten met digitale communicatie is om één persoon of zelfs een heel team verantwoordelijk te maken voor het resultaat.” 

Steeds meer duurzame data

Nolle voorziet dat de hoeveelheid informatie die bedrijven met elkaar moeten uitwisselen steeds verder toeneemt. “Denk aan alle duurzaamheidsdata. Die uitwisseling moet efficiënt en zo foutloos mogelijk. Digitale communicatie is dan écht de oplossing, dat is veel betrouwbaarder dan wanneer je via e-mail allemaal pdf en Excel bestanden gaat versturen. We zijn blij met de Ketenstandaard en hun rol voor het beheer en ontwikkelen van gestandaardiseerde digitale berichten in de bouw- en installatiebranche.”