Kilometerregistratie 'fiscus-proof'
Geplaatst op 05 december 2017 door Redactie
„We zijn in 2003 overgestapt op het management-informatiesysteem Blackbox XP van Transscope”, zegt Johan Klok, directeur/eigenaar van Installatiebedrijf Klok uit Diever. “De Blackbox XP is een luxe uitvoering en heeft veel meer mogelijkheden dan de Fiscaalbox die we hiervoor gebruikten. Als er nu een spoedopdracht binnenkomt, kunnen we direct zien waar onze mensen zijn en wie dus het dichtste in de buurt is om ernaartoe te gaan. Dat werkt efficiënt.”
De Blackbox XP geeft inzicht in de tijd die de werknemers werken, de reistijd en het aantal kilometers dat ze gereden hebben. „Met dit voertuigsysteem kunnen we zien hoe efficiënt onze medewerkers met de tijd omgaan”, vertelt Klok. „Vaak lijkt een besparing van een paar minuten of een paar kilometer bijna geen verschil te maken, maar als je dat voor alle werknemers en het hele wagenpark op jaarbasis berekent, dan zie pas je hoeveel er bespaard kan worden.”
Fiscus-proof
„Toen de regelgeving in 2002/2003 aangepast werd, zijn wij overgegaan naar de Blackbox XP, zodat we online konden zien waar onze bussen zijn”, zegt Klok. „We weten zo precies wat er de hele dag speelt en kunnen zien hoe lang iemand ergens stilstaat. Zo kunnen we de klant ook precies laten zien hoelang een monteur bij hen is geweest. We zien of de motor stationair draait, zodat we weten wie er in de file staat.”
„Met dit voertuigsysteem kunnen we zien hoe efficiënt onze medewerkers met de tijd omgaan.”
Met de komst van de Blackbox XP hoeven de werknemers ook minder administratie bij te houden, want het systeem is geautomatiseerd. Alle gegevens worden automatisch, snel en efficiënt verwerkt. Die gegevens zijn ook handig om verantwoording af te leggen van het aantal zakelijke kilometers voor de belastingdienst”, vertelt Klok.
„Er bestaat geen verwarring meer over de bijtelling.” De Blackbox XP heeft het keurmerk RitRegistratieSystemen, en is hiermee fiscus-proof. Het systeem kan ook ingebouwd worden in materieel als heftrucks, boten, shovels, aanhangers en kranen. De Transscope webbased software kan, in overleg met de software engineers van Transscope, precies naar wens van de klant geconfigureerd worden. Dit gebeurt in een speciaal, met een password afgeschermd menu. De klant kan de door hem gewenste rapportages automatisch via de mail ontvangen.
Zelf ontwikkelen en programmeren
„We zijn super tevreden over dit voertuigsysteem”, geeft Klok aan. „Als we met Transscope bellen, dan krijgen we netjes een oplossing. Dat werkt prima. Het voertuigsysteem is in onze zestien bussen ingebouwd. Ruim van tevoren wordt aangegeven als er aanpassingen gedaan worden. Bijvoorbeeld de update van het 12-cijferige telefoonnummer voor machine-to-machine, die inmiddels uitgevoerd is.” Dat Transscope in Dedemsvaart zit, in de buurt van Diever, was voor Klok ook een reden om voor hen te kiezen.
„We vinden het belangrijk om met lokale bedrijven samen te werken, aldus Klok. „Zo kun je snel op een bedrijf terugvallen als er iets is. Bovendien denken ze met ons mee. Het is een voordeel dat ze de producten zelf ontwikkelen en programmeren. Ze weten waarover ze praten. We kunnen onze wensen aangeven en wat wij willen, kan Transscope maken. Ze denken mee met wat er gevraagd wordt. Als er iets nieuws is, zeggen ze: ‘Probeer het maar eens een paar maanden. Als het niets is, halen we het er weer uit’. ”
Veel mogelijkheden
„Het voertuigsysteem Blackbox XP heeft veel mogelijkheden”, zegt Henk-Jan Kienhuis, directeur/eigenaar van Transscope. „Niet elke gebruiker zal alle mogelijkheden gebruiken. Iedereen pak het deel dat hij nodig heeft. De klant krijgt die gegevens die voor hem van toepassing zijn. Bij Klok gaat het om de efficiëntie binnen het bedrijf.”
Wij krijgen elke maandagmorgen een rapport met de ritten van alle bussen”, vertelt Klok. „Die sturen we ook door naar de monteurs, zodat zij ook alle gegevens voor hun administratie hebben. Zo hebben ze de kilometerverantwoording ook in eigen hand.” „We kunnen de gegevens ook rechtstreeks naar de monteurs sturen”, merkt Kienhuis op. Dat bespaart jou het doorsturen. Als je dat wil, dan passen we dit direct voor je aan.”
„Het is een voordeel dat ze de producten zelf ontwikkelen en programmeren. Ze weten waarover ze praten.”
„De bussen zijn geregistreerd op kenteken. De belastingdienst wil weten wie er in de bussen rijdt. Onze bussen mogen niet privé gebruikt worden. De monteurs kunnen via het systeem aangeven dat ze niet privé rijden. Er wordt uiteraard rekening mee gehouden als de monteurs storingsdienst hebben. Dan nemen ze de bus mee naar huis en ze mogen ook op visite in de buurt, als ze maar snel ter plekke kunnen zijn bij de storing.”
„Elke twee maanden moet volgens het keurmerk getest worden of de kilometerstanden van de Blackbox kloppen met die van de auto’s”, zegt Kienhuis. „Omdat ons systeem zo nauwkeurig is, vinden we een controle van één keer per jaar wel voldoende.”
Bewustwording bij de chauffeur
„In de zomervakantie zijn er terminals in de bussen gebouwd waarop alle informatie af te lezen is”, laat Klok weten. „We zijn bezig met financieel technisch beheer van de voertuigen. Alles wordt geautomatiseerd. Wat vroeger in een Exel-map zat, is nu geautomatiseerd. Nu kunnen we zien waarom de ene auto duurder in het verbruik is dan de andere. Ook de tanktransacties worden in de gaten gehouden. Zo kunnen we erop toezien dat er niet met een privé-auto wordt getankt, want één op de tien tanktransacties in Nederland is frauduleus.
Het is een kwestie van bewustwording bij de chauffeur en werkgever. De chauffeur realiseert zich vaak niet wat een kort privéritje de werkgever kost. Als je dit kunt uitleggen en inzichtelijk kunt maken, kan er flink bespaard worden. In deze tijd moeten we allemaal op elke cent letten. Op het positiescherm is te zien waar de bussen zich bevinden. Zo weet je altijd waar de mensen zijn. Ik kan me niet voorstellen dat sommige bedrijven dit systeem nog niet hebben. Wij weten altijd wat de status is, waar en wanneer er iemand snel bereikbaar is. Uiteraard krijgen we wel eens commentaar van de monteurs. Maar als je niet gevolgd wilt worden, dan moet je je mobiel uitzetten zeg ik dan.”
Over Klok en Transscope
Transscope is een Nederlands bedrijf dat in 1993 met voertuigsystemen is gestart. „Aanleiding was de vraag van iemand die wilde weten wat zijn mensen deden”, vertelt Kienhuis. „Aan de hand daarvan hebben wij onze systemen ontwikkeld. We zijn al meer dan 23 jaar gespecialiseerd in de ontwikkeling en montage van geavanceerde ritregistratiesystemen, blackbox- en voertuigvolgsystemen met de bijbehorende software. ”
De broers Johan en Cor Klok zijn in 1993 met het installatiebedrijf begonnen. Door de jaren heen is het bedrijf uitgegroeid tot een vaste kern van 36 mensen. We doen alles, van een lekkende kraan tot complete installaties in bedrijfsgebouwen. We plaatsen badkamers en installeren airconditioners, zonnepanelen en warmtepompen. Niets is ons te gek.”