Het belang van een digitaal dossier
Geplaatst op 23 december 2022 door Redactie
Advies uit de oude koker in een nieuw jasje
„Installaties in gebouwen worden sinds jaar en dag in de computer getekend, verwerkt en geprint”, vertelt Klaas Oostra, eigenaar KOVO, engineeringbureau voor de installatietechniek. „De papieren print komt in een archief, maar niemand kijkt meer om naar het digitale dossier. De klant is blij dat de installatie bij oplevering werkt en denkt er vaak niet meer over na om een digitaal dossier te bewaren. Tot een monteur voor controle of voor storingen komt en vraagt om een tekening en gegevens voor controle en audits. We willen ons daar met ons nieuwe concept Installatieplannen op focussen richting eindklant. Het is advies uit de oude koker in een nieuw jasje dat we op een vernieuwde manier naar de eindklant brengen.”
„Sinds een jaar hebben we de afdelingen onderverdeeld in business units, maar in essentie doen we nog steeds hetzelfde werk”, vertelt Oostra. „De installateur en gebouwenbeheerders komen bij ons met een adviesvraag. Wij tekenen en engineeren voor hen de projecten en ondersteunen ze. Nieuw is dat we nu ook de digitale tekeningen voor hen beheren met Installatieplannen.”
Digitaal beheer is cruciaal
Bij gebouwen van 10 jaar en ouder staan de papieren tekeningen wel in de kast, maar verder is er digitaal niets te vinden. „Terwijl er tijdens de bouwperiode veel tijd gestopt is om alles digitaal vast te leggen, doen gebouwenbeheerders daar later weinig mee. Ze gaan nog uit van een papieren uitdraai”, laat Oostra weten. „Maar het werkt zoveel makkelijker als er een digitale as-built versie is. Dan heb je meteen alle gegevens in beeld. Voorkom kapitaalvernietiging en begin dus vandaag nog met een digitaal gebouwdossier van het vastgoed. Wij zijn zuinig op de digitale tekeningen van de klant en we beheren de documenten in ons technisch centrum. Als we met de technische dienst spreken, zitten we meteen op één lijn. Zij zien het belang van het beheer via het Technisch Centrum en dus het hebben van de digitale tekeningen en ze ervaren dat het hebben van digitaal installatiebeheer cruciaal is. Het werkt veel sneller en voorkomt veel kosten.”
Standaardisering - Installatieplannen zijn de toekomst
„Wij zien dat techneuten schaars zijn”, geeft Oostra aan. „Er moet steeds meer werk gedaan worden met minder mensen en niet iedereen is even goed geschoold. De nieuwe generatie techneuten is algemener opgeleid. Met een klein groepje technische mensen wil je veel kunnen betekenen voor je klanten. Dit doen we door de installatie in begrijpelijke taal onder woorden te brengen. Verder willen we de verduurzaming en de energietransitie ook in een stroomversnelling krijgen.
„Terwijl er veel tijd gestopt is om alles digitaal vast te leggen, doen gebouwenbeheerders daar later weinig mee. Ze gaan nog vaak uit van een papieren uitdraai.”
We zijn met het concept Installatieplannen bezig om het werk voor de installateur en eindklant makkelijker en sneller te maken, bijvoorbeeld door gegevens te standaardiseren naar verschillende toepassingen, zoals woning, rijtjeshuis of appartement. Uiteraard verschilt elke bouw, maar bij elke bouw heb je ook een basis. In deze Installatieplannen-aanpak kunnen we allerlei zaken als standaard klaarzetten en vandaaruit verdere berekeningen en tekeningen maken. Vanuit een BENG-berekening, kunnen we op basis van deze standaard efficiënt en snel een installatieplan genereren met als resultaat een werktekeningenset met berekeningen (onderbouwing) voor de montage en aanleg tijdens de bouwperiode. Daarnaast is deze aanpak Wet kwaliteit borging-proof en levert het een digitaal gebouwdossier bij oplevering met installatie uitleg (handleiding) voor de bewoners.”
Logische aanvulling
Installatieplannen zijn hiermee een logische aanvulling op BENG-berekeningen en energie-labels voor nieuwbouw. „De technische uitwerking van BENG-berekeningen en het installatierapport vertalen we vervolgens naar een persoonlijk installatieplan”, zegt Oostra. „Bij de oplevering doen we er een beschrijving bij namens de installateur over wat er in de woning is geïnstalleerd en hoe dit beheerd kan worden.
„We zijn met Installatieplannen bezig om het werk voor de installateur makkelijker en sneller te maken. Een installatieplan is een totaal pakket van werktekeningen tot en met gebruikershandleiding.”
Het verzamelen van gegevens is minder intensief als het misschien lijkt. We zijn al vanuit de BENG-berekeningen gewend om gegevens te verzamelen en te beheren. Daar kunnen we op voortborduren. De klant heeft bij oplevering van het huis recht op een goedwerkende warmtepomp, maar ook op een goed dossier en hoe hij hier mee om moet gaan. Daar kan Installatieplannen bij helpen. De installateur, maar ook de eindklant kan dit bij ons inkopen en wordt hiermee ontzorgd.”
Vaak even wennen
„Mensen moeten vaak eerst even wennen aan iets nieuws”, laat Oostra weten. „Denk maar aan toen de mobiele telefoon geïntroduceerd werd. Toen vroeg het gros zich af wat het nut hiervan was. Ze konden toch gewoon gebeld worden op een vast toestel? Ze konden toen niet vermoeden dat het mobieltje tegenwoordig niet meer weg te denken is. Installatieplannen is een beetje dit principe. Het moet bekendheid krijgen en mensen moeten zelf ervaren wat ze ermee kunnen. Pas dan zullen ze ontdekken dat het heel handig is.”
Op weg helpen
„Met Installatieplannen kijken we intern wat we kunnen standaardiseren”, aldus Oostra. „Dan heb je al een plan om verder uit te werken. Installatieplannen komt ook tegemoet aan de vraag van de installateur, want die heeft een gebrek aan capaciteit. Hij moet met minder mensen meer werk doen. Met dit concept helpen we hem op weg en nemen we hem werk uit handen. Maar daarvoor moet Installatieplannen nog wel bekendheid krijgen bij de installateur. Een goed advies wordt soms niet gewaardeerd, want niet iedereen ziet meteen de toegevoegde waarde. We geven een nieuwe blik op het engineeren en willen dit nadrukkelijker onder de aandacht van de eindklant brengen.”
Veranderende markt
De markt is aan het veranderen. „Mensen willen een juiste werking van installaties en een prettig binnenklimaat op orde hebben”, geeft Oostra aan. „ Dit is hun goed recht want er wordt immers in toenemende mate een serieuze investering gedaan in installatietechniek in nieuwbouw en te renoveren woningen. Tel daarbij de investeringen in bouwkundige voorzieningen zoals triple glas en goede isolatie.
„Het verzamelen van gegevens is minder intensief als het misschien lijkt. We zijn al vanuit de BENG-berekeningen gewend om gegevens te verzamelen en te beheren.”
Dan wil je dat er een overkoepelend totaalbeeld is van het eindresultaat voordat er gebouwd wordt.” KOVO ondersteunt dit traject. Het gebouwontwerp en de installaties zijn berekend in het BENG-model. „We weten al zoveel over een woning tijdens het BENG-traject, daar kunnen we nu ook Installatieplannen bij leveren”, vertelt Oostra.
Totaal concept
KOVO levert met de BENG-berekening en Installatieplannen een totaal concept voor de hedendaagse woningeigenaren en installateurs. „Binnenkort komt Installatieplannen ook op onze website”, laat Oostra weten. „Daarmee bieden we veel meer een totaalpakket voor de eindklant.”
Tekst: Carla van de Meer