Nieuwe vorm van aanbesteden met Best Value Procurement

Geplaatst op 08 mei 2017 door Redactie

Sauter Nederland heeft twee Treant ziekenhuislocaties in Hoogeveen en Emmen met gebouwenautomatisering en het Sauter Vision Center (SVC) gebouwmanagementsysteem up-to-date gebracht. Hierdoor kunnen de ziekenhuizen de komende tien jaar weer probleemloos functioneren. De manier van aanbesteden was nieuw. Dit werd gedaan volgens Best Value Procurement (BVP), een nieuwe aanbestedingsmethode afkomstig uit Amerika. Hierbij wordt hoofdzakelijk beoordeeld op de kwaliteit en minder op de prijs.

Treant Zorggroep heeft een ziekenhuis, verdeeld over drie locaties in Emmen, Hoogeveen en Stadskanaal en zeventien zorginstellingen. „We hebben al jaren contact met het ziekenhuis in Hoogeveen”, zegt Wietse Hut, vestigingsmanager van Sauter in Meppel. „De ziekenhuislocaties in Emmen en Stadskanaal zijn nieuw voor ons.”

Nieuw aanbestedingstraject

„Het traject dat aan deze aanbesteding vooraf is gegaan, is een bijzonder traject”, geeft Hut aan. „BVP, wat is dat? We hadden er nog nooit van gehoord. Best Value Procurement is op het gebied van gebouwautomatisering en installatietechniek in Nederland een nog vrij onbekend begrip. Het is een inkoopmethodiek uit Amerika waarbij uitgegaan wordt van de expertise van de aanbiedende partijen.” „De aanbiedingen gebeuren anoniem”, zegt Maarten Wijnbergen, projectleider van huisvesting en bouw bij Treant Zorggroep. „We kijken voor 75 procent naar kwaliteit en voor 25 procent naar initiële investering. Via onder meer kansen- en risicodossiers en interviews met de aanbesteders worden virtuele bedragen toegekend. Zo komen we tot de beste kandidaat met de beste total cost of ownership.”

Beeld en gevoel

Interviews met de aanbesteders maken een belangrijk deel uit van het traject. „Hier werken we dus anders dan de conventionele aanbesteding”, legt Wijnbergen uit. „Over het algemeen worden dergelijke gesprekken gevoerd met verkopers. In dit geval voeren we de gesprekken met de mensen die het werk uitvoeren, de projectleiders en de engineers. Dit doen we omdat we een goed beeld en een gevoel willen krijgen bij de aanbiedende partij. We willen weten of ze de materie beheersen door ze te laten uitleggen wat ze in de praktijk gaan doen. De interviews zijn een gelegenheid om de onderste steen boven te krijgen van wat er op papier staat.

„Best Value Procurement is op het gebied van gebouwautomatisering en installatietechniek in Nederland een nog vrij onbekend begrip.”

De antwoorden van de projectleider worden beoordeeld door vertegenwoordigers van beheer en mensen van de techniek. We merken dat de markt nog even aan deze nieuwe manier van aanbesteden moet wennen. Er waren negen inschrijvers en met vijf hebben we een interview gehad. Sauter heeft het heel netjes gedaan.” „Er waren diverse selectierondes en elke ronde die wij doorkwamen was reden voor een klein feestje”, zegt Hut. “In de concretiseringsfase zijn we met de potentiële kandidaat om de tafel gaan zitten om alles tot in het details te bespreken”, zegt Wijnbergen. „Die fase leidde tot een goed gevoel. In een afsluitend gesprek zijn we als Treant Zorggroep tot gunning overgegaan.”

Eenduidigheid in het beheer

De gebouwbeheersystemen van de ziekenhuisgebouwen zijn deels ongeveer 20 tot 25 jaar oud. „Die systemen zijn end of service”, vertelt Hut. „Het is echt noodzakelijk om ze te vervangen. Door de jaren heen zijn er verschillende systemen van verschillende leveranciers geïnstalleerd. We realiseren nu één bovenliggend beheersysteem waarmee Treant de komende 10 jaar zonder zorgen vooruit kan. Dit geeft een grote mate van eenduidigheid in het beheer.”

Kritische onderdelen aangepakt

Bij het gebouwbeheersysteem (GBS) zijn de meest kritische onderdelen van de ziekenhuizen en het verpleeghuis aangepakt, namelijk de klimaatautomatisering, zoals verwarming, koeling, riolering en stoom. De kritische objecten binnen ziekenhuizen zijn de intensive care, koelkasten en vriezers, laboratoria, cleanrooms en de isolatiekamers. Deze worden met het gebouwbeheersysteem in de gaten gehouden. Mocht er een storing optreden, dan komt er een vooralarm en vervolgens een alarmmelding.

„We beoordelen voor 75 procent op kwaliteit en voor 25 procent op kosten.”

„Het was een één-op-één-vervanging van bestaande installaties”, laat Hut weten. „Gedurende het traject kwamen er nog een aantal zaken bij, waaronder de apotheek.” „De installatie die in de apotheek geïnstalleerd wordt, is een gecertificeerd systeem”, geeft Wijnbergen aan. „Alle data worden gelogd. Het nieuwe systeem hiervoor is vrijwel uniek aan het nieuwe gebouwbeheersysteem. We hebben twee systemen met één identieke interface.”

Verschuiving van techniek naar eindgebruikers

„Vroeger had je de organisatie-gebonden automatisering (ICT) en de gebouw-gebonden automatisering”, zegt Hut. „Bij Treant zijn deze netwerken nu geïntegreerd. We konden gebruikmaken van de bestaande infrastructuur van de Treant Zorggroep. Het beheer van het netwerk blijft bij de ICT van het ziekenhuis.” „Drie jaar geleden hebben we nog aanpassingen in ons systeem gedaan”, zegt Wijnbergen. Sauter Vision Center ondersteunt via de bovenlaag ook Siemens PX-producten. Hierdoor hoefden ze niet alles in het gebouw te vervangen. Dit innovatieve platvorm sluit heel goed aan bij onze wensen.” Het volledig webbased gebouwenmanagementsysteem maakt onderdeel uit van de kantoorautomatisering. Het is locatie-onafhankelijk te gebruiken vanaf tablet of smartphone. „Hiermee dient de volgende fase zich ook al aan”, vertelt Wijnbergen. „Omdat de interface op elke werkplek beschikbaar is, krijgt het een ander karakter.

„Door de jaren heen zijn er verschillende systemen van verschillende leveranciers geïnstalleerd. Het doel van het project is dat we komen tot een systeem waarmee we de komende 10 jaar zonder zorgen vooruit kunnen.”

De nadruk komt nu meer te liggen op de eindgebruiker in plaats van de techniek. Nu vragen de eindgebruikers of ze het zelf kunnen beheren en zelf de alarmen kunnen krijgen. Dat werkt vaak veel praktischer en sneller. Als er bijvoorbeeld een alarm is op de isoleerkamer, dan komt, wanneer dit ingeregeld is, het alarm binnen bij de zusterpost. Zij kunnen onmiddellijk ingrijpen en iemand snel naar een andere kamer verhuizen. Hiermee komt de urgentie en de verantwoordelijkheid anders te liggen.” „Voorheen bouwden we voor techneuten, maar tegenwoordig bouwen we voor eindgebruikers én techneuten”, geeft Hut aan. „We noemen dat GBS 2.0. Dit wordt nu toegepast bij Treant Zorggroep. We werken met bijvoorbeeld een dashboard met stoplichten. Zij geven door een groen, oranje en rood licht eenvoudig weer hoe een installatie werkt. Bij groen werkt de installatie optimaal. Bij rood is het meteen duidelijk dat er iets mis is.”

Partner die meedenkt

„Het is mooi op welke manier Sauter meedenkt en meegaat in de problematiek die in een ziekenhuis speelt”, zegt Wijnbergen. „Ze begrijpen dat je niet zonder pardon iets aan een installatie kunt doorvoeren, want het ziekenhuis moet wel doordraaien. De luchtbehandelingskasten van de operatiekamers worden in de rustige periode in de zomervakantie aangepakt. We gaan dus in de bouwvakvakantie aan de slag. We zijn in zee gegaan met een partij die een partner is en die meedenkt.” „Door BVP hebben we nu rechtstreeks contact met de eindgebruiker”, laat Hut weten. „Ze hebben vertrouwen in ons als leverancier. We vinden dit als aanbiedende partij een mooie manier van werken. We kunnen onze kennis op ons vakgebied en alles wat we in huis hebben zo ook volledig inbrengen. We hebben niet alleen het gebouwbeheersysteem opgewaardeerd voor de komende 10 jaar, maar we zijn ook verantwoordelijk voor het beheer. We hebben al 4 jaar beheer gegund gekregen.”


Reacties

Jaap Krikken

15 juni 2017 om 18.49 uur

Mooi verhaal. Proficiat.

Jaap Krikken

15 juni 2017 om 18.49 uur

Mooi verhaal. Proficiat.

Reageren

Vul de gegevens in en uw naam en reactie zullen op de website worden getoond. Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.
Dero-Uitgevers gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.
Bekijk het privacy statement