Schrijf duidelijk wat je bedoelt!

Geplaatst op 31 januari 2024 door Redactie

Werkt u klantgericht? Maakt u het uw klanten zo comfortabel mogelijk en communiceert u helder en duidelijk met hen? Ik weet zeker dat u op al deze vragen instemmend met uw hoofd knikt: “Tuurlijk, dat alles is toch logisch?”. Ja, logisch is het zeker. Maar of de gemiddelde ondernemer daadwerkelijk ook klantgericht werkt, betwijfel ik. Bijvoorbeeld als ik weer eens een onleesbare email krijg of een tekst op een website lees.

Al jaren verwonder ik mij erover dat we in de bouwbranche ‘anders’ schrijven dan dat we praten. In onze mondelinge communicatie zijn we doorgaans duidelijk, empathisch en sociaal. In onze schriftelijke communicatie gaan we op een volstrekt andere manier met elkaar om. We schrijven langdradig, ouderwets en afstandelijk. Het zit ‘m vooral in ons taalgebruik: in onze woorden en zinnen. Als we elkaar zien en met elkaar praten, gebruiken we onze ‘normale’ taal met woorden en zinnen die we goed kennen en dagelijks toepassen. Maar als we elkaar mailen, bijvoorbeeld omdat we een voorstel willen toelichten, dan schakelen we opeens over naar een ‘andere’ taal. Dat begint al bij de aanhef: in plaats van ‘Beste Henk’, staat er opeens ‘Geachte heer Dubbeldam’. En als slotzin gebruiken we niet: ‘Ik ben benieuwd naar je reactie, laat je snel wat weten?’, maar: ‘In afwachting van uw reactie, verblijven wij met de meeste hoogachting’.

Professioneel?

Waarom doen we dit? Leest dit fijn? Nee. We doen het omdat we denken dat het zo hoort, omdat we ‘afgesproken’ hebben dat dit zakelijk is. En professioneel. Maar... is het dat ook? Is het gebruiken van woorden die de lezer niet kent, of niet aanspreekt, efficiënt of vakkundig? Nee. Bovendien wijst onderzoek uit dat de zakelijke lezer (uw klant dus!) gemiddeld 5 seconden een tekst leest. Niet langer. En waarom niet langer? Omdat hij afhaakt vanwege het taalgebruik, vanwege de lengte van de tekst en vanwege het ontbreken van een belang voor de lezer. In plaats van te schrijven wat de lezer aan onze tekst heeft, schrijven we bij voorkeur over …onszelf. Omdat we dat blijkbaar belangrijk(er) vinden en ... overtuigender!

Onzin!

U moet voor de grap eens een aantal zakelijke teksten van relaties - maar vooral ook van uw eigen organisatie - de komende week tot u nemen. Begin eens met het lezen van uw offertes: zijn deze kort, krachtig en vooral geschreven op het voordeel van de klant? Of staat er uitsluitend een cijfer? En een datum tot wanneer ‘de aanbieding geldig is’? En lees eens op een willekeurige website wat er onder ‘missie’ of ‘visie’ staat. Zelden zo’n onzin gelezen, toch?

Klantgericht werken begint met helder communiceren. Niet alleen mondeling, maar ook schriftelijk. Maak het onderscheid tussen deze twee dus niet te groot: schrijf logisch, gebruik begrijpelijke woorden en ... wees een beetje blij en vriendelijk in uw teksten. Het zijn namelijk wel uw klanten waarmee u communiceert.


Reacties

Koel

2 februari 2024 om 20.34 uur

Inderdaad waarom grijze karakters i.p.v. zwarte met dus een hoger contrast. en veel betere leesbaarheid. Met name op de mobiel slecht of niet leesbaar.

Josef Mercx

1 februari 2024 om 10.38 uur

1) ,,Schrijf duidelijk" -- goede werns! Maar waarom wordt de tekst dan in grijze letters in plaats van zwart op het beeldscherm getoond? Ook dat maakt het lezen moeilijk. 2) Verschil tussen schrijftaal en spreektaal vereminderen: Slechts beperkt mogelijk. De veela slordige spreektaal heeft het voordeel, dat de reactie van de toehoorder onmiddellijk in aanmerking genomen kan worden en de mededeling kan worden gecorrigeerd of aangevuld. Bij de schrijftaal is dit voordeel niet aanwezig en zijn de eisen aan volledigheid en eenduidigheid groter. Dat houdt natuurlijk niet in, dat verouderde clich├ęs gebruikt moeten worden! Ook in Nederland wordt ,,hoogachtend" nauwelijks gebruikt; meestal schrijft men ,,vriendelijke groeten".

Reageren

Vul de gegevens in en uw naam en reactie zullen op de website worden getoond. Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.
Dero-Uitgevers gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.
Bekijk het privacy statement