De kosten van werken met of zonder een documentmanagementsysteem
Geplaatst op 14 oktober 2016 door Redactie
Hoewel de economie langzaam aantrekt, vechten veel techniek- en bouwbedrijven nog om elke euro. Des te opvallender, dat onlangs bleek uit onderzoek dat bijna één op de drie van de Nederlandse techniek-, bouw- en offshorebedrijven geen systeem en werkwijze voor documentmanagement heeft ingericht. Zij kiezen voor e-mail als instrument om projectinformatie uit te wisselen. Begrijpelijk, omdat een documentmanagementsysteem (DMS) niet zomaar aangeschaft is? Of juist onverstandig, omdat faal- en herstelkosten juist in deze sectoren torenhoog zijn?
Het genoemde onderzoek zet enkele gevolgen van gebrekkig documentmanagement op een rij:
• Productiviteit
Simpel gezegd: professionals besteden meer tijd aan het zoeken naar de juiste informatie dan aan het gebruiken en bewerken ervan en in een enkel geval raken documenten helemaal kwijt (7% van alle bedrijfsdocumenten verdwijnt van de radar). Op kantoor is dit natuurlijk een groter probleem dan voor praktische beroepen, maar ook projectmedewerkers binnen techniek- en bouwbedrijven hebben baat bij optimale samenwerkingsprocessen en een snelle en volledige informatievoorziening.
• Risico en falen
Voor de respondenten (techniek-, bouw- en offshorebedrijven) geldt dat faalkosten in het algemeen geschat worden op 15 procent van de totale projectkosten. Deze 15 procent is natuurlijk slechts deels te herleiden naar problemen in informatiestromen en samenwerkingsprocessen. Ondanks dat is het zonde om inkomsten te verliezen aan iets dat relatief eenvoudig voorkomen had kunnen worden.
• Security en het waarborgen van privacy
Concurrentiegevoelige informatie die op straat komt te liggen. Het is de nachtmerrie van elke organisatie, zeker nu de Wet Meldplicht Datalekken van kracht is. Maar wetende dat professionals anno 2016 allerlei alternatieven (Dropbox, Google Drive, WeTransfer) binnen handbereik hebben en dat een e-mail makkelijk verkeerd geadresseerd wordt, is het niet overdreven om te stellen dat dataverlies op de loer ligt.
“Een op de drie van de Nederlandse techniek-, bouw- en offshorebedrijven heeft geen systeem en werkwijze voor documentmanagement ingericht”.
De één op de drie techniek- en bouwbedrijven uit het onderzoek heeft ondanks deze problemen en risico’s geen uniforme werkwijze en sluitende processen rond documentbeheer ingericht. Hoe komt dat? In mijn optiek ligt het aan inzicht. Productiviteitsverlies is lastig in keiharde euro’s uit te drukken. Ook faalkosten zijn lastig te herleiden tot het moment dat de essentiële fout gemaakt werd. En wat zijn de kosten van een risico? Dat wordt pas duidelijk als het misgaat.
Aloude werkwijze
Naast de uitdaging om de problemen te kwantificeren, is er nog een andere oorzaak. Ieder bedrijf dat een DMS-oplossing implementeert, krijgt te maken met veranderingen in werkprocessen. In de digitale wereld die we al 30 jaar kennen, vanaf de opkomst van MS-DOS in 1981 en later Windows 3.1 in 1992 zijn de principes van mappen en bestanden er met de paplepel ingegoten. Ook nu geldt voor verreweg de meeste computergebruikers en kantoormedewerkers dat deze mappenstructuur dé manier is om hun documenten te organiseren. En sinds we beschikken over e-mail is dat dé manier om documenten te delen. De nieuwe werkwijzen die een DMS biedt gooien deze gewoonten volledig op de kop en dat valt voor veel eindgebruikers niet mee.
”Wat zijn de kosten van een risico? Dat wordt pas duidelijk als het misgaat.”
De conclusie is dat het moeilijk is om een prijskaartje te hangen aan het ontbreken van een documentstrategie. De kosten zijn er echter wel, óók in de technische sectoren. En juist door die initiële kosten schrikt één derde van de techniek-, bouw- en offshorebedrijven nog terug en gaat verder door het leven zonder zo’n systeem en bijbehorende strategie. De ironie is echter dat deze bedrijven in de regel waarschijnlijk duurder uit zijn dan hun concurrenten die dit wél hebben ingericht. In dit geval geldt: niets doen is ook een keuze.